À l’ère de la digitalisation et du télétravail, l’accès aux données de son entreprise depuis chez soi devient nettement primordial. Car, devant le volume de la base documentaire, nombreux sont vos collaborateurs qui perdent un temps énorme à chercher les documents dont ils ont besoin pour travailler. Or, des solutions automatiques existent pour vous accompagner dans la dématérialisation des documents et l’optimisation de la gestion de vos bases documentaires. En la matière, le logiciel GED vous permet de stocker, de partager et d’avoir accès à vos archives en toute sérénité. Découvrez dans cet article les manières les plus simples d’archiver facilement vos documents à l’aide de la GED.
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système informatique de gestion des documents reçus comme produits. Ce système vient du logiciel GED d’entreprise disponible sous forme d’application sur les ordinateurs et Smartphones. La GED consiste en une collecte parfaite et un archivage electronique de documents afin de vous permettre de les consulter en quelques clics en cas de besoins. C’est en effet un logiciel hors pair, extrêmement puissant et doté d’une intelligence artificielle. C’est d’ailleurs ce qui explique ses multiples fonctionnalités.
Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un logiciel GED ?
D’abord, les logiciels GED sont dotés de nombreuses fonctionnalités, qui vous permettent de simplifier le partage des données et de fluidifier l’organisation exécutive de votre entreprise. Ils permettent ainsi de faciliter le travail collaboratif à distance et la consultation rapide de vos archives. Par ailleurs, vous gagnez plus de temps à cause de la pré-saisie et le classement des fichiers qui sont automatiques. Autrement dit, vous devez juste contrôler et valider puis votre document sera archivé.
En fait, la fonctionnalité workflow est nécessaire pour votre entreprise, car elle favorise le travail collaboratif et l’organisation de vos fichiers pour une utilisation optimisée. Ainsi, l’accès à distance au logiciel GED vous permet à vous et à vos employés de consulter et de modifier les documents à n’importe quel endroit. Par ailleurs, vous n’aurez plus besoin tout le temps d’aller au bureau pour signer vos documents.
Enfin, pour le fonctionnement, tous les fichiers sont intégrés dans un logiciel GED, archivés automatiquement, et le stockage s’organise en fonction du type du document, du fichier et de la durée de conservation nécessaire. Sans compter que tous les utilisateurs peuvent déposer toutes les sortes de fichiers même ceux en papier. Il suffit juste de les rendre numériques et de les sauvegarder. Pour finir, même lorsque le cycle de vie d’un document est à terme, vous pouvez le conserver sur un autre support.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel GED ?
Les logiciels de gestion électronique des documents sont ergonomiques et comprennent une fonction de recherche simplifiée pour retrouver des documents en un seul clic de façon très efficace. Inutile désormais de fouiller dans des dizaines de tiroirs à la recherche d’une facture ou d’un contrat dont on a besoin. Parfois, la gestion électronique de documents peut aussi dans certains cas auto-générer vos statistiques pour analyser toutes vos dépenses en un seul clic.
En tout, la GED offre 6 avantages principaux aux entreprises à savoir :
- un espace sécurisé et centralisé pour vos documents ;
- une automatisation des flux documentaires avec un gestionnaire de tâches ;
- un contrôle et une traçabilité de chaque document ;
- un gain de temps considérable ;
- un travail collaboratif facile ;
- une augmentation visible de la productivité.
Comment installer une GED dans mon entreprise ?
Autrefois, l’installation d’une GED au sein d’une entreprise était coûteuse et longue, mais la procédure est beaucoup plus simple désormais. Inscrivez-vous juste en ligne via votre site de convenance sans oublier de prendre en considération les besoins de votre entreprise. Par exemple, la quantité de documents qui y entre mensuellement, l’espace de stockage qui vous conviendra, etc. Souvent, vous avez droit à un essai gratuit avant de passer à un abonnement qui sera fonction de vos préférences et besoins.
Par ailleurs, la sécurité et la confidentialité des données sont les causes principales de réticence des entreprises à adopter les logiciels GED. Ce qui est cependant infondé, car stocker ses documents dans le cloud est plus sûr, sans risque de perte, d’incendie ou même d’inondation. Surtout que la cyber sécurité est améliorée de jour en jour au niveau des GED pour le bonheur de tous les utilisateurs.
Combien coûte un logiciel GED ?
Les logiciels de gestion électronique de documents sont pour la plupart chers et demandent un investissement initial lourd pour la licence, le serveur, etc. Généralement, les éditeurs demandent un engagement sur des années aux entreprises pour l’installation et vous pouvez même payer des fonctionnalités que vous n’exploitez pas.
Cependant, il existe de récents acteurs sur le marché qui proposent des formules flexibles, personnalisables et moins chères. Lorsque vous souscrivez chez ces derniers, vous ne payez que les fonctionnalités, le stockage et le nombre d’utilisateurs dont vous avez réellement besoin. Si vous décidez de l’adopter, contactez une équipe qualifiée en la matière et vous bénéficierez d’un bon moment d’essai gratuit pour parcourir les différents avantages.
Que prendre en compte pour installer son logiciel GED ?
Pour faire un bon choix, vous devez vous baser sur les caractéristiques sécuritaires et les prix. Plusieurs normes sont définies par les différents pays dans le monde entier et les grandes zones commerciales. Vous n’avez qu’à suivre ces normes à la lettre et trouvez le logiciel GED de pointe moins cher propre à votre entreprise. Vous serez simplement stupéfait des résultats que cela vous apportera dans la productivité à court et à long terme.
